Darbinieku atlases privātuma politika
Vispārīga informācija
1. Šis dokuments sniedz skaidrojumu, kā mēs, akciju sabiedrība “Gaso”, reģ.nr. 40203108921, kandidātu atlases un novērtēšanas nolūkā apstrādājam kandidātu personas datus. Mūsu mērķis ir nodrošināt caurspīdīgu un godīgu datu iegūšanu, izmantošanu un cita veida apstrādi, ievērojot Eiropas Savienības Vispārīgo datu aizsardzības regulu (turpmāk - VDAR).
2. Šajā dokumentā lietotie termini “personas dati”, “apstrāde”, “pārzinis”, “apstrādātājs”, “datu subjekts” tiek lietoti VDAR 4. panta izpratnē.
Informācija par pārzini, tā kontaktinformācija
3. Akciju sabiedrība “Gaso”, 40203108921, (turpmāk - Gaso) ir pārzinis personas datu apstrādei Gaso kandidātu atlases un novērtēšanas procesa ietvaros. Pārzinis ir atbilstīgs par personas datu apstrādes atbilstību VDAR.
4. Saziņa ar Gaso iespējama kādā no turpmāk norādītajiem veidiem:
4.1. pa pastu: akciju sabiedrība “Gaso”, Vagonu ielā 20, Rīgā, LV-1009;
4.2. pa e-pastu: [email protected].
5. Gaso ir iecēlis datu aizsardzības speciālistu, kurš uzrauga Gaso veiktās personas datu apstrādes atbilstību VDAR. Saziņa ar Gaso datu aizsardzības speciālistu iespējama, nosūtot e-pasta vēstuli uz adresi [email protected] vai, nosūtot vēstuli uz Gaso adresi Vagonu ielā 20, Rīgā, LV-1009 ar norādi “Datu aizsardzības speciālistam”.
Kāpēc un uz kāda pamata mēs apstrādājam datus?
6. Mēs apstrādājam kandidāta personas datus nolūkā izvērtēt personas kandidatūru konkrētajai vakancei Gaso.
7. Ja kandidāts pats piesakās uz konkrētu vakanci, datu apstrādes pamats ir kandidāta brīvprātīgi sniegta piekrišana. Piesakoties uz konkrētu vakanci, kandidātam ir tiesības papildus piekrist arī tam, ka izvērtēsim personas kandidatūru citos amatu konkursos, citām vakancēm Gaso.
8. Savu piekrišanu kandidātam ir tiesības atsaukt jebkurā laikā, sazinoties ar Gaso, izmantojot šajā dokumentā norādīto Gaso kontaktinformāciju.
9. Kandidāta personas datu apstrādi mēs varam veikt arī uz normatīvā akta pamata, piemēram, lūdzot kandidātu sniegt mums informāciju par personas atbilstību noteiktām prasībām (piemēram, noteiktas izglītības, sertifikāta esamība), kas atbilstoši normatīvajam aktam ir obligātas konkrētajā amatā.
10. Mēs varam saņemt kandidāta personas datus no personāla atlases uzņēmuma nolūkā izvērtēt personas kandidatūru konkrētajai vakancei, ja persona ir nodevusi savus personas datus šim uzņēmumam. Šādā gadījumā personāla atlases uzņēmums kā pārzinis nodrošina pamatu kandidātu personas datu nodošanai Gaso. Gaso saņem un apstrādā šos personas datus, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm veikt kandidātu atlasi un novērtēšanu.
11. Informāciju par atsauksmes sniedzēju aicinām kandidātu mums sniegt tikai tad, ja mēs kandidātam to lūdzam un ja kandidāts ir saskaņojis šo datu nodošanu ar atsauksmes sniedzēju. Šādā gadījumā Gaso personas datu apstrādi veic, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm saņemt atsauksmi par kandidātu.
Kādi dati tiek apstrādāti?
12. Mēs apstrādājam datus (piemēram, vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa numurs, CV, motivācijas vēstulē ietvertie dati, tai skaitā izglītība, darba pieredze, prasmes, atsauksme par kandidātu), kurus kandidāts ir mums iesniedzis vai kurus saņemam citā, šajā dokumentā norādītajā veidā.
13. Mēs aicinām kandidātu nesniegt mums īpašas kategorijas datus, piemēram, informāciju par veselības stāvokli, politisko piederību, reliģisko pārliecību, etnisko izcelsmi vai citus sensitīvus datus, piemēram, foto, informāciju par vecumu. Ja šādi dati tiks iesniegti, tie tiks dzēsti.
14. Mēs aicinām nesniegt mums citu personu personas datus, ja vien tas tieši nav nepieciešams atlases procesā (piemēram, ja Gaso lūdz un dod iespēju kandidātam iesniegt informāciju par atsauksmes sniedzēju). Iesniedzot mums citu personu personas datus, iesniedzējs arī ir atbildīgs par šīs personas datu nodošanas atbilstību VDAR.
Cik ilgi mēs glabājam datus?
15. Kandidāta personas dati tiek glabāti ne ilgāk kā 4 mēnešus pēc pieteikšanās uz konkrēto vakanci termiņa beigām.
16. Ja kandidāts papildus ir piekritis, ka izvērtēsim personas kandidatūru citos Gaso amatu konkursos, tad personas dati tiks glabāti ne ilgāk kā 1 gadu pēc pieteikuma un piekrišanas iesniegšanas dienas.
17. Personas datu glabāšanas termiņš var tikt pagarināts saskaņā ar VDAR, ja tas ir nepieciešams tiesiska mērķa sasniegšanai.
Kam mēs varam nodot kandidāta datus?
18. Tiesības piekļūt kandidātu personas datiem ir Gaso darbiniekam vai amatpersonai, kuras kompetencē ir kandidātu atlase Gaso interesēs un kura darbojas Gaso vārdā, uzdevumā un pakļautībā.
19. Kandidātu personas datiem kā Gaso apstrādātājs var piekļūt Gaso kandidātu atlases un novērtēšanas procesa tehniskā un personāla atlases atbalsta pakalpojuma sniedzējs. Apstrādātājs nav trešā persona, bet ir komersants vai indivīds, kurš personas datus apstrādā Gaso vārdā un uzdevumā, pamatojoties uz konkrētiem Gaso norādījumiem. Apstrādātājam ir saistošs pienākums nodrošināt personas datu drošību un atļauts personas datus izmantot tikai Gaso noteiktā mērķa sasniegšanai.
20. Gaso, izmantojot apstrādātāja pakalpojumus, var nodot personas datus uz valsti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas. Šādā situācijā, ja attiecīgā valsts nenodrošina Eiropas Savienības līmenim atbilstošu personas datu aizsardzības līmeni saskaņā ar VDAR 45.pantu, personas datu nodošana un aizsardzība tiek nodrošināta, ar apstrādātāju (ar personas datu saņēmēju) noslēdzot līgumu, kas atbilst Eiropas Komisijas pieņemtajām standarta datu aizsardzības klauzulām, kā arī veicot citus uz šo procesu attiecināmos pasākumus, kas atbilstoši VDAR 46.pantam ir jāveic šādas nodošanas gadījumā.
21. Ja kandidāts pēc Gaso lūguma sniedz kontaktinformāciju atsauksmes par kandidātu iegūšanai, tad Gaso atsauksmes iegūšanas procesā izpauž atsauksmes sniedzējam informāciju par kandidātu – informāciju, ka kandidāts piedalās konkursā uz amatu Gaso.
22. Gaso normatīvajos aktos noteiktos gadījumos personas datus var nodod valsts vai pašvaldības institūcijai vai citai organizācijai, kas veic Gaso vai datu subjektu darbības uzraudzību.
23. Gaso atsevišķos gadījumos, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm, kandidāta personas datus var nodot vai darīt pieejamus trešajai personai - citam pārzinim (piemēram, savam profesionālās darbības, personāla atlases konsultantam, revidentam, zvērinātam advokātam) ar mērķi saņemt konsultāciju, Gaso interešu pārstāvības pakalpojumu vai citu pakalpojumu.
Kādas ir kandidāta tiesības?
24. Kandidātam ir VDAR noteiktās datu subjekta tiesības, tai skaitā tiesības:
24.1 lūgt šī dokumenta kopiju, papildu informāciju, paskaidrojumus par šajā dokumentā ietverto informāciju un Gaso kandidātu atlases un novērtēšanas procesu;
24.2 lūgt Gaso apstiprinājumu, vai attiecībā uz kandidātu Gaso kandidātu atlases un novērtēšanas procesā tiek vai netiek apstrādāti šīs personas dati, lūgt Gaso piekļuvi pie saviem personas datiem, ja tie tiek apstrādāti;
24.3 iebilst pret Gaso veikto personas datu apstrādi, lūgt Gaso savu personas datu dzēšanu, apstrādes ierobežošanu;
24.4 atsaukt piekrišanu, ja kandidāta personas dati tiek apstrādāti uz tā piekrišanas pamata.
25. Lai izmantotu savas tiesības, kandidātam ir jāsazinās ar Gaso, izmantojot šajā dokumentā norādīto Gaso kontaktinformāciju.
26. Gaso darbības attiecībā uz personas datu aizsardzību uzrauga Datu valsts inspekcija. Lai pēc iespējas ātrāk atrasinātu jebkādas domstarpības vai jautājumus, aicinām datu subjektu vispirms sazināties ar Gaso. Kā arī datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību datu aizsardzības uzraudzības iestādē, tai skaitā Datu valsts inspekcijā (interneta vietnes adrese: www.dvi.gov.lv, kurā tai skaitā ir pieejama Datu valsts inspekcijas kontaktinformācija).